10 conseils pour réduire les absences de 40%.
Vicky Vermeiren, coach d'entreprise dans le domaine de la beauté et du style de vie, a organisé un nouveau webinaire très instructif le lundi 22 avril. Elle y a partagé des informations précieuses et donné des conseils que vous pouvez immédiatement appliquer dans votre salon. Jetons un coup d'œil à quelques-unes des principales leçons apprises et à la manière dont vous pouvez les utiliser pour réduire les absences.
1. Pas de présentation = moins de rotation !
Il est évident pour tout le monde qu'un "No Show" se traduit par une baisse des ventes. Mais saviez-vous que 1 No Show par semaine vous coûte facilement 3120 € par an !
1 No Show par semaine = 3120 € par an de chiffre d'affaires en moins !
(65 € x 48 semaines de travail)
Ce montant est en fait doublé parce qu'un No Show prend souvent un nouveau rendez-vous qui était en fait destiné à un autre client. Cela montre une fois de plus à quel point il est essentiel d'éviter autant que possible les absences.
2. Quand une personne est-elle absente ?
En termes simples, c'est lorsqu'un client annule son rendez-vous dans un certain délai - disons 24, 36, 48 ou 72 heures - (délai que vous déterminez). Ou ne se présente pas du tout. Ces règles relatives à la non-présentation sont d'une grande importance et vous avez la liberté de les fixer et de les énoncer dans vos conditions générales.
Bien sûr, il y a toujours des exceptions. Imaginez un client fidèle qui doit annuler son rendez-vous pour cause de maladie. Vous pouvez faire preuve de compréhension et faire une exception.
3. La solution contre le No Shows
Un planning vide est la dernière chose que vous souhaitez en tant que propriétaire d'un salon de coiffure. Heureusement, il existe de nombreux conseils et astuces que vous pouvez mettre en œuvre pour minimiser ces espaces vides. Voici quelques stratégies intelligentes que vous pouvez mettre en œuvre à l'aide du logiciel de salon de coiffure Optios.
1. Confirmation et rappel par courrier électronique
Réduire les désistements en confirmant les clients et en leur rappelant leur rendez-vous par courrier électronique. Veillez à fixer un délai raisonnable pour l'envoi des rappels afin que les clients aient suffisamment de temps pour annuler si nécessaire et donner à quelqu'un d'autre la possibilité de prendre leur place.
2. Confirmation et rappel par SMS
Pour les clients qui ne consultent pas régulièrement leur courrier électronique, ou pour ceux qui n'ont pas d'adresse électronique, l'envoi d'un rappel par SMS peut être une option efficace. Envisagez également la possibilité d'envoyer un SMS automatiquement si le client ne lit pas l'e-mail à temps.
3. Utiliser un courriel de désistement
Outre les courriels de confirmation et de rappel, vous pouvez également créer des courriels de non-présentation. Il s'agit d'un rappel amical au client qui souligne une fois de plus les conséquences du non-respect des rendez-vous. Vous pouvez facilement mettre en place ce système via le logiciel Optios.
4. Enregistrer les absences
Veillez à enregistrer les clients qui ne se présentent pas dans le système Optios. Ainsi, lorsque le prochain rendez-vous se présente, vous pouvez rapidement les contacter pour confirmer la réservation ou la supprimer de votre calendrier.
5. Être personnel
La communication personnelle est essentielle. Les clients sont plus susceptibles d'arriver à l'heure ou d'annuler en temps voulu s'ils sentent qu'il existe un lien personnel. Faites en sorte que les messages de confirmation de rendez-vous soient courts et précis, mais essayez également de faire prendre conscience au client de la valeur de son temps et de l'attention particulière que vous lui portez.
6. Demander un paiement anticipé (en ligne)
Vous voulez être sûr de vos revenus (ou d'une partie d'entre eux) ? Demandez un acompte lorsque les clients prennent rendez-vous en ligne ou par téléphone. Vous vous assurez ainsi que le client a déjà payé une partie du traitement et qu'il est donc plus enclin à se présenter. Vous décidez dans le logiciel qui, pour quoi et à combien s'élève l'avance. Par exemple, vous pouvez demander cette avance uniquement pour les nouveaux clients, ou pour des clients spécifiques, ou uniquement pour des traitements longs et coûteux, ...
7. Proposer des abonnements
Envisager des forfaits prépayés ou des abonnements à proposer aux clients qui manquent régulièrement leur rendez-vous. De cette façon, ils paient à l'avance pour une série de rendez-vous, ce qui réduit la probabilité de ne pas se présenter.
8. Fixer des conditions d'annulation claires
Utiliser les conditions générales pour éviter les "No Shows".
Veillez à ce que les clients acceptent vos conditions d'annulation avant de pouvoir prendre rendez-vous.
Communiquez-les sur votre site web, dans les médias sociaux, dans les courriels de confirmation... Répétez, répétez, répétez, tel est le message.
9. Faciliter l'annulation ou le déménagement
Donnez à vos clients la possibilité d'annuler ou de reporter leur rendez-vous en ligne via votre système de réservation en ligne. Indiquez clairement combien de jours à l'avance il est possible de le faire et communiquez cette information dans les courriels de confirmation et de rappel.
10. Proposer des rendez-vous de dernière minute
Si une place se libère dans votre agenda, proposez rapidement un rendez-vous de dernière minute. Utilisez les médias sociaux pour partager ces opportunités de dernière minute et continuer à remplir votre agenda.
"La fonctionnalité de dernière minute est sans aucun doute ma fonction préférée chez Optios.
En cas d'annulation soudaine, nous pouvons immédiatement rendre cette place libre et la partager rapidement sur notre profil Instagram. Par conséquent, le temps libre dans notre calendrier est presque toujours réutilisé. De cette manière, nous ne perdons pas de temps précieux et les clients peuvent parfois prendre un rendez-vous de manière inattendue et rapide."
En appliquant ces stratégies, vous pouvez réduire le nombre d'absences et optimiser le taux d'occupation de votre salon.
Avec le logiciel de salon de coiffure Optios, la gestion de votre agenda et la communication avec vos clients deviennent beaucoup plus faciles, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur l'excellence du service que vous offrez à vos clients.
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Vous avez des questions sur le logiciel de salon de coiffure Optios ? Vous voulez savoir quelles sont les fonctionnalités du logiciel et quels sont les prix ? Il existe différentes formules, vous pouvez donc choisir celle qui correspond à vos besoins.
Un collègue se fera un plaisir de vous montrer lors d'une démonstration gratuite (numériquement ou sur place dans votre salon !).